Margarine Foreningen behandler personoplysninger på følgende måde:

Generelle regler

Margarine Foreningen er en dansk brancheforening for producenter og importører af margarine.

Margarine Foreningens sekretariat og øvrige opgaver varetages af Zofus Advokat & Konsulentfirma CVR 13715777 og i tillæg til nærværende regelsæt, gælder de regler, som i Zofus er fastsat omkring varetagelse af persondatabeskyttelse.

Alle Margarine Foreningens medarbejdere er ansat hos Zofus, hvorigennem de er underlagt tavshedspligt, og er instrueret om at koder til PC'ere og sagssystemer er strengt personlige. De er endvidere instrueret om, at Margarine Foreningens mail og sagssystem m.v. ikke må anvendes til privat korrespondance, og at private email konti ikke må anvendes til korrespondance, der angår Margarine Foreningen.

De personoplysninger, der registreres hos Margarine Foreningen, er "Almindelige personoplysninger" hvorunder i følge Datatilsynets vejledning Oktober 2017 bl.a. hører spørgsmål angående navn, adresse, fødselsdato, arbejdstelefon, arbejdsområde og stilling m.v.

Margarine Foreningen behandler aldrig personfølsomme oplysninger.

Formål

Formålet med registrering af personoplysninger i Margarine Foreningen er at kunne varetage de interesser, der er nødvendige for at Margarine Foreningen kan fungere efter sit formål og for at kunne holde Margarine Foreningen i drift. I forhold til at kunne varetage Margarine Foreningens interesser, registreres nødvendige kontaktoplysninger til de for sagsbehandlingen relevante og nødvendige netværk, fx. myndighedspersoner, personer i relevante branchenetværk, medlemmer af Folketinget, og andre relevante aktører. I forhold til at sikre Margarine Foreningens drift, registreres tilsvarende nødvendige og relevante personer hos medlemmer, leverandører m.f. Registrering sker først og fremmest i Margarine Foreningens kontaktdatabase, jf. nedenfor.

Kontaktdatabase

Alle personer, som Margarine Foreningen er i skriftlig kontakt med, er opført med navn og øvrige kontaktoplysninger i form af eksempelvis emailadresse, telefonnummer og postadresse i en kontaktdatabase, der leveres og hostes af Semphor CVR 16589403. Til sikring af overholdelse af persondatareglerne, er der indgået databehandleraftale med Semaphor. Det er lagt til grund, at Semaphor overholder vilkårene i aftalen.

Personer tilknyttet en juridisk person i form af en virksomhed eller organisation etc., vil være opført i kontaktdatabasen under navnet på den juridiske person. En person tilknyttet flere juridiske personer, vil som udgangspunkt være opført for hver juridisk person. I forbindelse med overgang til de nye skærpede persondataregler, er der pr. 25. maj 2018 foretaget oprydning og sletning af kontakter, der anses for ikke-relevante. Øvrige kontakter er pr. mail adviseret om, at de optræder i databasen med anmodning om enten at acceptere dette eller at forlange at blive slettet. Personer der ikke reagerer, vil forblive registreret i kontaktdatabasen.

Sagsdatabase

En sag i Margarine Foreningens sagssystem består af den korrespondance og de dokumenter, som sagen vedrører, jf. nedenfor om sagsdatabasen. Sagen tildeles et fortløbende nummer samt en overskrift, der fortæller hvad sagen angår.  Der oprettes desuden om nødvendigt en fysisk sag med samme løbenummer. Kombinationen af elektroniske filer og fysiske akter udgør den samlede sag. Den fysiske sag opbevares i et aflåst skab på Margarine Foreningens adresse Trekronergade 147B, Valby. Kontoret er sikret med alarmanlæg. Da der er tale om kontorfællesskab, har andre ansatte i kontorfællesskabet adgang til lokalerne.

Korrespondancer og andre akter, der angår eller involverer personer i kontaktdatabasen, fremgår af en sagsdatabase, der også er leveret og hostet af Semaphor. Indholdet af kontaktdatabasen og sagsdatabasen vil altid kunne give dokumentation om, hvad Margarine Foreningen har registreret af søgbare oplysninger om en konkret person. Zofus' personale er således omhyggeligt instrueret om, at det udelukkende må arbejde via sagsdatabasen og under ingen omstændigheder må opbevare filer m.v. på PC'ens "skrivebord" etc.

Udveksling og udlevering af oplysninger om personregistrering

Registrerede personoplysninger altid vil kunne udleveres til den registrerede på forlangende.

I forbindelse med Margarine Foreningens sagsbehandling, kan det være nødvendigt og relevant at udveksle oplysninger, hvorunder der også indgår personoplysninger, fx. hvis et modtaget brev eller email fra en medarbejder i en virksomhed eller myndighed videresendes som led i en orientering eller forespørgsel. Som udgangspunkt vil den pågældende medarbejder ikke blive orienteret herom.

Telefoni og SMS

Al telefonisk kontakt foregår via mobiltelefon. Oplysninger om personer, som Margarine Foreningens medarbejdere er i telefonisk kontakt med, vil eller kan blive lagret på telefonen eller hos teleudbyderen, uden at Margarine Foreningen har indflydelse herpå. Ved henvendelser fra personer, der ønsker oplysning om sådanne registreringer, er Margarine Foreningen behjælpelig med afgivelse af samtykke. Det samme gælder for SMS-korrespondance.

Personer som Margarine Foreningen er i jævnlig kontakt med, kan være opført i kontaktdatabasen på den enkelte medarbejders mobiltelefon. Der gives som udgangspunkt ikke information herom til den pågældende. Alle Zofus' medarbejdere er omhyggeligt instrueret om løbende at rydde op i og slette sådanne kontakter, når de ikke længere er relevante.

Hjemmeside

Margarine Foreningens hjemmeside mifu.dk hostes af One Com A/S CVR 28677138. Der er indgået databehandleraftale med One Com A/S. Det er lagt til grund, at One Com A/S overholder vilkårene i aftalen.

Hjemmesiden indeholder links til diverse rapporter m.v., som alle i forvejen er tilgængelige på nettet. Disse rapporter m.v. gengives uden ansvar for eventuelle personoplysninger, de måtte indeholde. Modtager Margarine Foreningen henvendelse fra sådanne anførte personer om sletning af anførte persondataoplysninger, vil sletning eller anonymisering ske uden unødigt ophold.

Siden indeholder desuden en oversigt over foreningens danske repræsentanter samt kontaktpersoner. Ved at have afgivet disse oplysninger til foreningen, anses de pågældende for at have samtykket i at have deres navn på hjemmesiden.

I forbindelse besøg på hjemmesiden, kan der hos One Com A/S blive efterladt data af forskellig karakter, herunder IP-adresser. One Com har skriftligt oplyst, at lagring af IP-adresser kun sker i forbindelse med lagring af adgangs-logs for et webhotel, og disse slettes efter 30 dage. Selve besøgendes IP-adresser på en hjemmeside benyttes kun til statistik over hvilke lande der tilgår hjemmesiden, og disse logs bliver ikke lagret eller gemt. Der anvendes ikke cookies i forbindelse med hjemmesiden.

Bogholderi

Margarine Foreningens bogholderi varetages af Zofus Advokat & Konsulentfirma, jf. ovenfor.

I Margarine Foreningens bogholderisystem kan fremgå personoplysninger, fx. om personale hos leverandører. Bogholderisystemet leveres af JA Regnskab ApS CVR 34879443. Til sikring af overholdelse af persondatareglerne, er der indgået databehandleraftale med JA Regnskab ApS. Det er lagt til grund, at JA Regnskab ApS overholder vilkårene i aftalen. Det er ikke muligt at søge på fx. en leverandør-medarbejders navn på en fysisk faktura i bogholderisystemet. Alle regnskabsbilag opbevares i aflåst skab.

Oplysninger i bogholderiet vil blive stillet til rådighed for Margarine Foreningens revisor. Der er ikke taget særlige skridt i forhold til revisor i relation til beskyttelse af personoplysninger, idet revisor allerede er underlagt sådanne regler.   

Margarine Foreningens bankforbindelse Danske Bank A/S har indsigt i alle oplysninger knyttet til Margarine Foreningens konti i banken. Der er ikke taget særlige skridt i forhold til banken i relation til beskyttelse af personoplysninger, idet banken allerede er underlagt sådanne regler.   

Arkivering og sletning

Når en sag er afsluttet, vil den elektroniske sag blive lukket i sagsdatabasen og blive flyttet til en oversigt over arkiverede sager. Kontaktoplysningerne i kontaktdatabasen vil samtidig blive slettet, medmindre de er eller kan blive relevante for andre sager.

Den fysiske sag vil blive lagt på arkiv, som er sikret med alarmsystem. Margarine Foreningen har aftale med Erhvervsarkivet om historisk sikring af foreningens arbejde, hvorfor såvel fysiske akter som e-filer er og i fremtiden vil blive overført til Erhvervsarkivet.

Erhvervsarkivet har herom oplyst:

"Såvel almindelige som følsomme personoplysninger, digitale og på papir, kan afleveres til opbevaring i Rigsarkivet, jf. databeskyttelseslovens § 14, da arkivering i databeskyttelsesmæssig henseende sidestilles med sletning. De arkiverede oplysninger vil nemlig ikke længere umiddelbart kunne anvendes til formål, der har konsekvenser for de registrerede personer, men derimod nok til videnskabelige, statistiske og historiske forskningsformål.

Hos Rigsarkivet opbevares både fysisk og elektronisk arkivmateriale på en sådan måde, at der ikke er adgang til materialet for publikum. 

Når materiale fra private organisationer overdrages til Rigsarkivet fastsættes der i hvert tilfælde i samråd med donator og efter dennes ønske de tilgængelighedsfrister og -vilkår, der skønnes nødvendige i det pågældende tilfælde. 

For [Margarine Foreningens] vedkommende er der ved aflevering aftalt, at tilgængeligheden følger arkivloven. Dette indebærer, at personfølsomme oplysninger ikke er umiddelbart tilgængelige før de er 75 år gamle. Indtil materialet er 75 år gammelt vil der kun være adgang til materiale med dispensation fra Rigsarkivet, der gives/ikke gives på baggrund af en skriftelig ansøgning. Hvis der gives adgang til materialet, sker det på vilkår af, at brugeren blandt andet skriver under på, at personfølsomme oplysninger ikke viderebringes undtagen i anonymiseret form samt at der ikke tages kontakt til personer, der er nævnt i materialet.

For generel information om GDPR og arkivering se også: https://www.sa.dk/da/news/gdpr-og-arkivering/"

Regnskabsbilag vil blive opbevaret i fem år.

Indsigt og klage

Disse regler om Margarine Foreningens behandling af personoplysninger er offentliggjort på Margarine Foreningens hjemmeside 25. maj 2018. De er desuden sendt til de personer, der pr. denne dato er registreret i Margarine Foreningens kontaktdatabase. Fremover vil der i mails fra Margarine Foreningen være en henvisning til reglerne. Reglerne vil blive justeret, efterhånden som arbejdsrutiner måtte blive ændret eller som følge af ændringer/udviklinger i persondataretten. Sådanne justeringer vil ikke nødvendigvis tilgå Margarine Foreningens kontakter.

De nye regler giver de registrerede personer en række rettigheder, ikke mindst om indsigt i, hvad der er registreret, samt ret til at forlange at oplysninger bliver korrigeret og/eller slettet. For nærmere oplysning om disse rettigheder, kontakt gerne Margarine Foreningen.

Vil du klage over Margarine Foreningens behandling af personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk

Version I: 31. maj 2018

Version II: 2. januar 2019